伝わる文章：ビジネス文書の基本とポイント

こんにちは。
伝わる文章の専門家、コムラボの青池ゆかりです。

日・英の文章に関するお仕事の中で、
最近よく頼まれるのが「校正」「リライト」です。


文章のコツについては、
こうしたお仕事を通じ、多くを学ぶことができます。

今日は一つ、日本語の文章で気づいたことを
お伝えします。





ある研究者の海外レポートの校正をしていました。

そのレポートは、エッセイのようなもので、
筆者の人柄やものの見方がよく伝わってきます。


海外と日本の文化や制度の対比も書かれ、
興味や感動の表現もあれば、痛烈な批判もあり。


自由度の高い、読んでいておもしろい文章だな
と感じました。


しかし、
そのレポートの文章表現は、
ビジネス文書には使えない点が多くありました。


つまり、
文章を書く目的、読者、位置づけが違えば、
文章のルールも変わってくる　ということです。

例えば、
先日お伝えした、文章の注目ポイントである、
語尾に着目すると、


上述の研究者の海外レポートでは、

1.　かもしれません

2.　間違いありません

3.　感じさせられます


といった言葉がたびたび出てきました。

これらの言葉は、起業家がビジネス文書で使うときは
多く使わないよう、注意すべきです。



1.　かもしれません

日本語では、言い切れないことを表現するとき
「かもしれない」といった語尾になることが多いですが、

ビジネス文章の場合、
消極的な語尾は、自信のなさを印象づけてしまいます。
言い切れないところは、最初から言わない方がいいですね。

「……気がします」という表現も、
無責任に響くので、注意が必要です。



2.　間違いありません

1.とは逆に、特に根拠を示すことなく
「間違いない」、「絶対～」というのも、ビジネスでは要注意。

特に、あなたの商品に関して使う場合は、
慎重に言葉を選ぶべきです。

絶対○○といった表現は、
１００％確実な場合に限り、使いましょう。



3.　感じさせられます


受け身表現は、時に効果的ですが、
実際には、受け身にする必要がないことがほとんどです。

感じさせられます＝感じます

なんらかの影響を受けて感じたのかもしれませんが、
結果的には感じたのは自分なので、
素直に「感じます」と書いた方がわかりやすいです。



エッセイとビジネス文書の違い、わかりました？

そうなのです、ビジネスで使う文章は、
事実を客観的に書く　ことがポイントです。


その上で、いかに魅力的な表現にするかが
起業家のウデの見せどころですね。


コムラボでは、その点を研究し、お伝えしていきますので、
これからもお楽しみに♪

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