海外ビジネス情報：英語に学ぶ！メールの作法

こんにちは。
コムラボの青池ゆかりです。

今回は海外からの最新情報、
ビジネスメールの作法についてお伝えします。


言葉（言語）は違っても、コミュニケーションですので、
作法というより、ビジネスに欠かせない心得として
お役立ていただける情報であると考えます。





以下は、主に社内でのダメなメール行動の例です：




1.　相手先への回答に数日かかる場合、
その日まで相手に連絡しない


お問い合わせを受けたが、回答するための情報を得るには
来週まで待たなければならない。


その場合、問い合わせはとりあえずそのままにしておき、
情報が集まってから返信している、なんてことはありませんか？


そういうことが続くと、
あなたは「アクションの遅いヤツ」と思われてしまいます。
起業家としての評判ガタ落ちですね。


簡単な方法で解決できます。

「来週早々に回答させていただきます」


この一言を送るだけで、
相手は安心してあなたの答えを待ってくれます。




2.　上司と同じメールを受け取った場合、
部下なので、そのメールに応える必要はないと考える


他の部署から、
上司とあなた宛に問い合わせが来たとします。
その場合、あなたとしては、
上司の意向に従うのが筋だと思うでしょう。


ですが実際には、
あなたができる内容であれば、率先して対処する。


上司の時間を省いたことで感謝されるかもしれません。


もちろん、
対処できるか判断できない場合は、上司に相談。




3.　「やんわりとした催促表現」を使う


英語ではgentle reminderといい、
「（念のため）確認させてください」という意味合いで使います。


が、まどろっこしい催促の言葉は、
かえって相手をイラつかせることがあるそうです。


この場合、日本語では「念のため、確認させてください」で
問題ないとわたしは考えます。




4.　重大な内容のメールに「了解です」とだけ答える


原文では、単に“OK.”と答えるのは無礼、としています。


日本語でも、慎重を期すべき内容のメールに
「了解です」　とだけ答えるのはマズいでしょう。


スマホから返答するときなど、つい短い文になりがちです。
重要な案件に対応するときは、PCを使うまで待つか、
相手方と直接話をするといった方法を取る方がよさそうです。




5.　長すぎる、または要求内容が不明確なメールを送る


これは日本語でもありがちな例。


相手の忍耐力を試すような、
何を言いたいのかわからない冗長なメールは迷惑です。


相手に期待することを簡潔かつ明確にすること、
詳細な点がいくつかある場合は箇条書きにする、
といった点が特に重要です。



コミュニケーションで重要なのは相手目線。
やはり、これが基本ですね。

出典：　Business Insider

元記事は→　こちら

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